Podpis kwalifikowany: karta czy chmura (rSign)? Jak wybrać
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma dziś dwie podstawowe formy: klasyczną kartę kryptograficzną z czytnikiem oraz podpis mobilny w chmurze. Obie mają tę samą moc prawną — różnią się wygodą użycia i tym, do jakiego stylu pracy pasują.
Karta i czytnik — sprawdzone rozwiązanie stacjonarne
Karta kryptograficzna z czytnikiem USB to najbardziej rozpowszechniona forma podpisu kwalifikowanego. Klucz prywatny fizycznie znajduje się na karcie, więc podpisanie dokumentu wymaga, żeby karta i czytnik były podłączone do komputera. To dobry wybór, gdy podpisujesz zawsze z tego samego stanowiska — np. w księgowości albo dziale kadr — i nie potrzebujesz podpisywać w terenie.
Wadą jest zależność od sprzętu: zgubiony czytnik, zepsuty port USB albo brak sterowników na nowym komputerze potrafią zatrzymać podpisanie dokumentu w najmniej dogodnym momencie. Karta wymaga też fizycznego posiadania przy sobie, jeśli podpis ma być złożony poza biurem.
rSign — podpis z telefonu, bez karty i czytnika
Podpis mobilny (np. rSign) przechowuje klucz w certyfikowanej chmurze operatora, a autoryzację podpisania potwierdza się aplikacją na telefonie — podobnie jak autoryzację przelewu w bankowości mobilnej. Nie ma karty ani czytnika do noszenia, więc dokument można podpisać z dowolnego miejsca, o ile jest zasięg i naładowany telefon.
To rozwiązanie sprawdza się przy pracy w terenie, częstych wyjazdach oraz gdy podpis musi złożyć więcej niż jedna osoba w firmie z różnych lokalizacji. Jedyny realny warunek to dostęp do smartfona z zainstalowaną aplikacją — bez niego podpisanie nie jest możliwe, więc przy rozładowanym telefonie karta bywa w praktyce pewniejsza.
Odnowienie certyfikatu — o czym łatwo zapomnieć
Certyfikat kwalifikowany ma określony termin ważności (najczęściej 1, 2 lub 3 lata) i po jego upływie przestaje działać niezależnie od tego, czy karta czy chmura. Warto zaplanować odnowienie z wyprzedzeniem — proces zajmuje trochę czasu, a dokumenty podpisane wygasłym certyfikatem trzeba będzie podpisać ponownie.
Pieczęć elektroniczna — gdy podpisuje firma, nie osoba
Osobną kategorią jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, którą — inaczej niż podpis — przypisuje się do firmy, nie do konkretnej osoby fizycznej. Używa się jej głównie do masowego pieczętowania dokumentów firmowych, np. faktur, bez angażowania osoby uprawnionej do każdego pojedynczego dokumentu.
Nie jesteś pewien, która forma pasuje do sposobu, w jaki pracujesz? Napisz do nas, a dobierzemy zestaw pod Twój przypadek — łącznie z przeniesieniem certyfikatu od innego dostawcy, jeśli obecny się kończy.