Kiedy opłaca się outsourcing IT zamiast własnego działu informatycznego
Pytanie „zatrudnić informatyka czy zlecić IT na zewnątrz” wraca w każdej rosnącej firmie. Odpowiedź rzadko jest jednoznaczna — zależy od tego, ile realnie jest pracy informatycznej, a nie ile wydaje się jej być w newralgicznych momentach.
Skala zgłoszeń, nie wielkość firmy
Liczy się nie tyle liczba pracowników, co liczba i charakter zgłoszeń IT. Firma z 15 stanowiskami, gdzie sprzęt rzadko się psuje, a oprogramowanie jest stabilne, może mieć mniej pracy informatycznej niż firma z 8 stanowiskami, ale z rozbudowanym systemem sprzedaży, integracjami i wysokimi wymaganiami dostępności. Etat dla jednej osoby ma sens, gdy zgłoszeń jest tyle, żeby wypełnić czas pracy — w przeciwnym razie płaci się za gotowość, nie za realne zadania.
Koszt pełny, nie tylko wynagrodzenie
Etat informatyka to nie tylko pensja — dochodzą składki, urlop, zwolnienia, szkolenia i czas, zanim nowa osoba pozna specyfikę firmy. Do tego jedna osoba oznacza lukę kompetencyjną na urlopie czy zwolnieniu — w outsourcingu tę lukę pokrywa zespół, a nie jeden pracownik, którego trzeba zastąpić awaryjnie.
Zakres kompetencji — trudno mieć wszystko w jednej osobie
Sieci, serwery, stanowiska użytkowników, kopie zapasowe, bezpieczeństwo, wdrożenia oprogramowania — to osobne obszary wiedzy. Jeden etatowy informatyk zwykle jest mocny w części z nich, a w pozostałych radzi sobie na tyle, na ile pozwala czas. Firma zewnętrzna, obsługująca wielu klientów, ma naturalnie szerszy zestaw kompetencji rozłożony na kilka osób.
Kiedy własny etat ma sens
Przy dużej liczbie stanowisk, rozbudowanej, unikalnej infrastrukturze albo konieczności fizycznej obecności niemal codziennie (np. serwis produkcyjny, gdzie awaria zatrzymuje linię) własny informatyk na miejscu bywa uzasadniony — czasem najlepiej sprawdza się model mieszany: etat na bieżące, proste sprawy plus outsourcing do wsparcia w bardziej złożonych tematach i jako zaplecze na czas nieobecności.
Umowa SLA — na co patrzeć
Przy wyborze outsourcingu kluczowy jest zapisany w umowie czas reakcji (SLA) — ile godzin od zgłoszenia do podjęcia sprawy, osobno dla awarii krytycznej i zwykłego zgłoszenia. Warto też sprawdzić, czy w cenę wchodzi tylko pomoc zdalna, czy również wizyty na miejscu, gdy zdalna diagnostyka nie wystarczy.
Zastanawiasz się, który model pasuje do Twojej firmy? Opisz, ile masz stanowisk i jak wygląda Twoja infrastruktura — zaproponujemy konkretny zakres i wycenę.